מתקשים לסיים משימות בעבודה? 5 סוגי דחיינות – והדרך לנצח אותם

לאיזה סגנון דחיינות אתם משתייכים, ואיך אפשר להתמודד איתו כדי לסיים את מה שהתחלתם? בסקר שנערך לפני כמה שנים והקיף אלפי עובדים, עלה ש- 88% מהם עסוקים בלדחות דברים במשך שעה שלמה בכל יום.

בעולמות ההייטק הפוטנציאל לדחיינות מזנק בערך כמו הטמפרטורות ביולי-אוגוסט. הסיבה? ביצוע פרויקטים בעולמות ההייטק מכיל הרבה אבני דרך קטנות. וככל שאבני הדרך מתרבות, ככל שהמשימות הולכות ומסתעפות, כך הסיכוי שנדחה את חלקן הולך וגדל. ריבוי הגירויים אליהם אנחנו חשופים ומגמת העבודה מהבית הצוברת תאוצה, לא בדיוק מקלים על המצב. והתוצאה: סטרס גובר ככל שהדד ליין הולך ומתקרב, ולפעמים אי עמידה בלוחות הזמנים, שגוררת חוסר שביעות רצון מצד הממשקים או המנהל הישיר.

איך אפשר לנצח את הדחיינות ולסיים את מה שהתחלנו? הדרך לשם מתחילה בהבנת הסיבה לדחיינות. מהו סוג הדחיינות שמאפיין ואתכם – ואיך אפשר להתמודד איתו ביעילות?

1. המתחמקים: חוששים לבצע את המשימה


אנשים שעושים כל מה שאפשר כדי להתחמק מביצוע משימה או פרויקט מסוים. לא עצלנות היא מה שמניע אותם: במקרים רבים הפחד מכישלון או התחושה שהמשימה מורכבת מדי או גדולה מדי למידותיהם היא זו שמייצרת את הדחף לדחות. לעומת זאת, יש פרויקטים או משימות שהם מבצעים ללא בעיה, כאשר תחושת המסוגלות גבוהה יותר.


איך מתמודדים? ברמה המנטאלית, נסו להיזכר במשימות שביצעתם בהצלחה, למרות שבתחילת הדרך הן היו נראות מורכבות או אפילו בלתי אפשריות. מה סייע לכם להשלים אותן? דרך נוספת לצלוח משימות מאתגרות, היא לשאול קולגות איך הם צולחים אותן. ברמה הפרקטית, אפשר לפרק משימות גדולות ומורכבות ליעדים קטנים וישימים, להתחיל מהקל אל הכבד – וכך לצבור ביטחון ולהעלות את תחושת המסוגלות לאחר ההגעה לכל יעד.

2. המתפתים: נשאבים אחרי גירויים סביבתיים


פייסבוק, מיילים, טלפונים, מחשבות... העולם שלנו רצוף בגירויים שמקשים עלינו להתמקד בביצוע המשימה. קל מאוד להישאב לאחד מהם באמצע פעולה חשובה, בצורה שמסיטה את הקשב ואת תשומת הלב וגורמת לנו לדחות את ביצוע המשימה. וכשעובדים מהבית, הפיתויים רק הולכים וגדלים.

איך מתמודדים? אחת הגישות לנטרל הסחות דעת היא באמצעות התמקדות. יש מגוון אפליקציות שיסייעו לכם להתמקד, וגם טכניקה שיכולה לסייע: טכניקת פומודורו, במסגרתה מחלקים את העבודה למקטעים באורך 25 דקות כל אחד, המופרדים ע"י הפסקות קצרות. הרעיון הוא פשוט: להפנות את מלוא תשומת הלב למשימה, ללא הסחות דעת, במשך 25 דקות, ולאחריהן לצאת להפסקה בת 5 דקות. כל סשן של עבודה נקרא פומודורו (עגבנייה באיטלקית), ולאחר 4 סבבים של עבודה יוצאים להפסקה ארוכה יותר, באורך 15-30 דקות. באמצעות טכניקה זו אפשר מצד אחד לשמור על ריכוז ולהגדיל את הפרודוקטיביות, ומצד שני לתת מקום להפסקות שמעניקות מנוחה.

3. המנתרים: קופצים ממשימה למשימה


בקרב עובדים אלו הבעיה היא לא היעדר עשייה – אלא דווקא עשיית יתר. תמיד תמצאו אותם עסוקים במשהו, אך במקרים רבים הם מתחילים במשימה ומתקשים לסיים אותה. למה זה קורה? הסיבות מגוונות: לפעמים יצירתיות מקושרת לעשייה אך גם לפזרנות, שגורמת להם לעבור ממשימה אחת לאחרת. ולפעמים הם פשוט מתקשים לתעדף משימות בצורה שגורמת לחלק מהן להישאר פתוחות.

איך מתמודדים? אם אתם מזדהים עם ה"תזזיתיים", החדשות הטובות הן שאנרגיות העשייה זורמות לכם בעורקים. רק צריך לתעל אותן למקום הנכון. איך עושים את זה? אפשר לבקש הכוונה חיצונית, ממנהל או קולגה, שיסייעו לכם לתעדף משימות. לאחר ביצוע התיעדוף, אפשר לדבוק בגישת ה- single-tasking ולפנות בכל פעם את הקשב למשימה אחת.

4. הפרפקציוניסטים: הכול חייב להיות מושלם


עובדים אלו דוחים את ביצוע המשימה או השלמתה בעקבות ההרגשה ש"זה לא מספיק טוב". הם עשויים לייחס חשיבות מופרזת לפרטים קטנים, שהם לא בהכרח בעלי משמעות רבה, וכנראה אף אחד מלבדם לא ייחס להם חשיבות מיוחדת. הפרפקציוניזם יכול לגרום להימנעות מהשלמת המשימה, או לחילופין להקדשת זמן רב מדי לפרטיים שוליים, בצורה שמובילה לעיכוב בלוחות הזמנים ולדחיית משימות אחרות.

איך מתמודדים? מנסים להתמקד בתמונה הגדולה –בפרויקט שצריך להשלים, ולא רק בפרטים. אפשר גם לקבוע מסגרת זמן ריאלית לכל אחת מהמשימות בפרויקט כדי למנוע גלישה מוגזמת, ולזכור שלפעמים מושלמות מונעת התקדמות.

5. העייפים: דחיינות שנובעת מעייפות


בשנת 2011 בוצע מחקר שבדק את אופן קבלת ההחלטות של וועדת שחרורים בבואה לדון בבקשות לשחרור אסירים. הממצאים היו מפתיעים: הגורם המשפיע ביותר על הסיכוי של האסיר להשתחרר הוא לא ההיסטוריה שלו, לא המוצא וגם לא הגיל, אלא... השעה ביום. ההסתברות הגבוהה ביותר לשחרור הייתה בשעות הבוקר. ככל שהשעות נקפו ושעת הצהריים התקרבה, הסיכויים ירדו, לפעמים בחדות – ועלו שוב אחרי הפסקת הצהריים. איך זה קשור לדחיינות? ככל שאנחנו עייפים יותר, כך יהיה לנו קשה יותר לבצע משימות שנתפוס כמורכבות, ויגדל הסיכוי שנדחה אותן.

איך מתמודדים? לתעדף משימות בהתאם לרמת הערנות שלנו: כך למשל בשעות שאנחנו הכי ערניים ואפקטיביים כדאי לבצע את המשימות המורכבות יותר (אלו שיש לנו נטייה לדחות), ובשעות שבהן האנרגיות יורדות לבצע משימות פשוטות יותר, שדורשות פחות מאמץ.


הגעה לשורש לדחיינות תאפשר לכם להתמודד איתה ביעילות, לסיים את מה שהתחלתם ולעבור עם ראש נקי למשימה הבאה.

רוצים לצמוח ולהשתדרג בקריירה שלכם? שלחו קורות חיים >>

רוצים לדעת כמה אתם שווים? >> טבלאות שכר הייטק