מה זה תהליך אונבורדינג ולמה כל עובד חדש חייב לעבור אותו?

90 ימים. זה פרק הזמן המרבי במהלכו עובדים חדשים שזה עתה גויסו יגישו את התפטרותם אם ירגישו שהגיעו לארגון הלא נכון עבורם. בארגונים שאינם מנהלים תוכנית ליווי סדורה, פרק הזמן אף קצר יותר. אם לוקחים בחשבון את תהליך הגיוס עצמו כולל שלבי האפיון, הראיונות, המיון, ההמתנה, התחלת העבודה, הלמידה הראשונית – מדובר בנזק פיננסי לא קטן. לפי סקר של גאלופ, העלות האמיתית של גיוס כושל עשויה לעלות לארגון עד פי שניים משכרו השנתי.

זה לא רק הכסף. עובדים חדשים שהגיעו לא מוכנים נחשבים לתקלה קטנה, אבל ארגון שלא מוכן לקבל את העובדים החדשים עלול לחבל בתהליך ההכשרה ובמקרים חמורים יותר, לגרום לפגיעה במוניטין ובתרבות הארגונית. אז מה עושים? בשנים האחרונות החלו ארגונים רבים בתעשיית ההייטק לפתח תוכניות אונבורדינג (Onboarding) מתקדמות במטרה ללוות מקרוב את תהליכי הגיוס של עובדים חדשים בדרגים השונים.

מה זה בעצם אונבורדינג?

אונבורדינג הוא תהליך המלווה עובדים חדשים מרגע קבלתם לעבודה ועד לרגע בו הם נטמעים בארגון באופן מלא. תהליך אונבורדינג עשוי להימשך מספר חודשים (תלוי בתפקיד ובדרג העובד), ונקודת ההתחלה שלו היא הרבה לפני הגעתו של העובד החדש בפעם הראשונה למשרד.

אונבורדינג טוב מתחלק לשלושה שלבים המתקיימים לפי סדר כרונולוגי: שלב ההתאקלמות במהלכו נקלט העובד בסביבת העבודה החדשה, נחשף לתרבות הארגונית ולומד להכיר את עמיתיו; שלב המעורבות במהלכו הוא עובר הכשרות, השתלמויות מקצועיות ומטפח קשרי חברות וצוותיות עם עמיתיו ומנהליו; ושלב השימור במהלכו הוא זוכה לאמון מצד הארגון בצורה של פיתוח, קידום מקצועי ושיפור שכר.

לא רק עובדים חדשים נהנים מהתהליך. אונבורדינג יכול לחול גם על עובדים וותיקים במקרים בהם הארגון משנה אסטרטגיה או נמכר לחברה אחרת. בשורה התחתונה: התהליך מסייע להעלאת הפרודוקטיביות של העובדים החדשים ומחבר אותם לתרבות הארגונית בפרק זמן קצר יותר.

איך מתחילים תהליך אונבורדינג בארגון?

למרות שמדובר בתהליך המבוצע והמפוקח על ידי חטיבת משאבי אנוש, מי שאחראית לפתחו ולהתאימו לצורכי הארגון היא הנהלת הארגון. היא אף זו שמתקצבת את התהליך ומוודאת שהוא משיג את מטרותיו בטווח הארוך. אונבורדינג נכון עשוי לדרוש תקציב גבוה, אבל בהשוואה לעלויות הגיוס הכושלות הרי שמדובר בהשקעה חכמה. ומה קורה אחרי שלב התקציב? אספנו כמה המלצות שיסייעו ליישם את התהליך בהצלחה.

1. מתחילים מוקדם ככל האפשר

תהליך אונבורדינג מוצלח מתחיל ברגע שהעובד החדש התבשר על קבלתו לתפקיד. הרבה לפני שהוא מקבל את התג או המחשב הנייד, יש לוודא שהרושם הראשוני שלו על הארגון הוא חיובי ושהוא מרגיש שייך ומקובל. זה עשוי להתבטא בשליחת שי משמח לרגל קבלת התפקיד, ליווי טלפוני וסיור מקדים במשרד או בהזמנה לאירוע או נופש חברה. הכי חשוב להיות מוכנים ומסבירי פנים כדי להחיל את החששות הנלווים להיכרות החדשה.

2. מוודאים שסביבת העבודה מוכנה
ציוד, אבזור, מיקום ישיבה, טכנולוגיה ושיוך צוותי – מומלץ מאוד שהעובד החדש ירגיש שהארגון נערך להגעתו זמן רב קודם לכן. בשלב זה מומלץ אף לקבוע מי ילווה את העובד החדש בתקופת ההכשרה הראשונה ומי יענה על שאלותיו המקצועיות. כדאי לזכור: תקופת הקליטה של כל עובד היא שונה וכל אחד מעבד מידע חדש באופן שונה. לפיכך, מומלץ לתת את הזמן המתאים ולקחת בחשבון שמדובר בתהליך ממושך.

3. תהליך חוצה ארגון
נהוג לחשוב שעובד חדש המצטרף למחלקה מסוימת צריך להיחשף לצוות הפנימי או המורחב, אבל לעתים קרובות זה לא מספיק. תהליך אונבורדינג מוצלח חייב להיות חוצה ארגון במסגרתו כל עובד חדש נחשף גם לעובדים ומנהלים בשאר חטיבות ומחלקות הארגון. כך גדלה רמת המעורבות שלו בטווח הקצר ונוצרים קשרי עבודה חיוביים ורחבים יותר.

4. שומרים על רוח יצירתית וחיובית
יש הרבה דרכים לקלוט עובד חדש, אבל הדרך הכי מומלצת היא לעשות זאת עם חיוך ורוח יצירתית. באחת מחברות הסייבר הגדולות כל עובד מחדש מקבל ערכת "עלייה למטוס" הכוללת מידע משעשע שיסייע לעובד להכיר את הארגון במהירות, בחברה אחרת הצוות הקיים מתבקש לצאת עם העובד החדש לארוחות צוהריים במשך שבועיים ויש גם מי שמחליף משרדים או עמדות עבודה פעם בשבוע כדי שכולם יתחברו עם כולם.

5. מצמידים עובד חונך
ההמלצה הזאת היא כנראה החשובה ביותר בתהליך האונבורדינג. לא קל להיות עובד חדש, גם אם מדובר במשרת החלומות, אבל תהליך הקליטה יהיה פשוט יותר אם עובד ותיק בארגון ילווה את העובד החדש ויסייע לו בתקופת ההסתגלות. לא מדובר רק על ליווי מקצועי, אלא על היכרות עם האנשים החשובים בארגון, טיפוח קשרי עבודה, הכרת הכללים הלא כתובים של הארגון, ערכיו ותפיסת עולמו.

6. מבקשים משוב כן

תהליך אונבורדינג מוצלח לא יכול להתקיים במעמד צד אחד. הארגון אמנם עושה את מרב המאמצים כדי להקל על תהליך הקליטה של עובד חדש, אבל גם הוא מצידו נדרש למלא את חלקו בצורת משוב כן, פתיחות ויצירת תקשורת מקרבת. לפיכך, מומלץ מאוד לקבוע פגישות משוב מעת לעת עם העובד החדש ולקבל דיווח על תהליך הקליטה שלו. הצעד הזה גם יסייע לשיפור וייעול תהליך האונבורדינג עצמו וישמש את העובדים החדשים הבאים.

"התחלה טובה היא כבר אמצע הדרך", גורס הפתגם הידוע. ככל שמדובר בקליטה של עובדים חדשים, הרי שגם כאן אין שני לרושם ראשוני. קבלת עובד למשרד מבולגן, למנהל קשוח מדי או לארוחת צוהריים עם עצמו – יעשה בדיוק את ההיפך מארגון המבקש להיטיב עם עובדיו.