איך להפיק את המקסימום מפגישות העבודה עם הבוס?

רבים מאיתנו מתייחסים לפגישה העבודה עם הבוס בתור סימון וי במקרה הטוב, או מעמסה במקרה הפחות טוב. אחרי הכול, בעולם ההייטק שכולל דד-ליינים ויעדים שאפתניים, הדבר האחרון שנרצה הוא שהמנהל ינחית עלינו בפגישה עוד משימות, או לחילופין יעביר ביקורת על היכולת שלנו לעמוד ביעדים. שלא לדבר על מיליארד המשימות שיש לנו על הראש, שיכולנו לקדם בזמן הפגישה. החדשות הטובות הן שאפשר לקחת את המושכות לידיים, ולנהל את פגישות העבודה בצורה שתגדיל את שביעות הרצון, תפחית סטרס, תסייע לחלוקת עומסים ותקדם אותנו לעבר המטרות.

איך מיצוי פגישות העבודה משפיע על השגרה היומיומית?

ביצוע הפעולות הנכונות לצורך מיצוי פגישות העבודה, יכול להשפיע על השגרה שלכם במגוון רבדים:

חיזוק הקשר עם המנהל
מחקרים מראים שלקשר עם המנהל יש השפעה מכרעת על שביעות הרצון שלנו מהעבודה. לשם המחשה, לפי ניתוח שביצעה חברת המחקר מקינזי, ליחסים הבינאישיים עם המנהל הישיר יש השפעה של 33% על שביעות הרצון הכללית שלנו ממקום העבודה.

שיפור הפרודוקטיביות
בעולם ההייטק שבו אנחנו נמדדים לפי השורות התחתונות, פ"ע אפקטיבי יכול להגדיל את הפרודוקטיביות – וגם את הערך הנתפס שלנו בעיניי הארגון. לכל אלה השפעה ישירה על היכולת שלנו לחזק את המעמד שלנו בצוות, לקבל קידום או לשפר את תנאי ההעסקה. הבנת הציפיות של המנהל יכולה לחסוך קצרים בתקשורת, לקצר את הדרך ולחסוך התברברויות מיותרות.

וויסות מתחים
קבלת פידבק ברור מהמנהל תאפשר לכם לדעת איפה אתם עומדים, תגדיל את רמת הוודאות ותסייע להפחתת רמת הסטרס שמאפיינת את תפקידי ההייטק עמוסי היעדים.

אחרי שהבנו איך פגישת העבודה יכולה לתרום לנו, בואו נכיר את 5 הפעולות שיובילו למיצוי הפגישה עם המנהל:

הצבת מטרות

למה צריך את זה? אחת הפעולות החשובות ביותר לפגישת עבודה מוצלחת, מתבצעת לפני שהוא מתחיל. אנחנו מתכוונים כמובן לביצוע הכנה לקראת הפ"ע, באמצעות מענה על השאלה הבאה: מה אתם רוצים להשיג מהפגישה?

איך עושים את זה? מכינים מראש רשימה של נושאים שרוצים לדבר עליהם, למשל:

• כלים לצורך ביצוע המשימה והתגברות על חסמים
• הבנה של מה נדרש מכם במשימות השונות
• מעבר על גאנט המשימות והסטאטוס שלהן – גם כדי להעניק למנהל תמונת מצב מלאה וגם כדי שתוכלו במידת הצורך לתעדף משימות ולנהל את הזמן בצורה מיטבית
• לשגרר הצלחות ולהמחיש איך הפעולות שביצעתם תרמו להשגת המטרות הארגוניות (למשל הגדלת המכירות ב-20%)
• מעבר על אפשרויות הקידום והצמיחה שלכם

כדי לוודא שאתם לא מפספסים שום נושא חשוב, מומלץ להכין מראש מסמך וורד או אקסל עם רשימת נושאים, ולעדכן אותו בכל פעם שעולה בשוטף צורך חשוב שתרצו להעלות.

שבירת הקרח

למה צריך את זה? בין אם נרצה ובין אם לא, הקשר האישי עם המנהל משפיע על היחסים המקצועיים. במיוחד בעידן של עבודה היברידית, שבו הריחוק האנושי הולך וגדל, חשוב למצוא את הדרכים לשבור את הקרח ולחזק את הקשר הבינאישי, כדי ליצור אווירה חיובית ומקדמת.

איך עושים את זה? מגלים התעניינות ושואלים שאלות שלא קשורות באופן ישיר לעבודה: אפשר לדבר על אירוע אקטואלי (לשאול את המנהל למשל אם ראה את גמר המונדיאל), לבקש ממנו המלצה על מסעדה טובה, לשאול איך היה הסופ"ש או החופשה להתעניין בנושאים אישיים שעלו במפגש הקודם ועוד.

מינון הסטאטוסים

למה צריך את זה? רוצים להעלות את שביעות הרצון שלכם בעבודה? נסו להימנע מהקדשת פגישת העבודה כולה למעבר על סטאטוסים, בצורה שתהפוך אותו למכני. בצורה הזאת תוכלו להשאיר זמן לשיחה עם הבוס על דברים חשובים לא פחות: קבלת פידבקים על העבודה השוטפת והעלאת סוגיות שחשובות לכם מגדילות את תחושת המשמעות, את שביעות הרצון ואת המחויבות הרגשית, באופן שמשפיע על התפקוד והביצועים.

איך עושים את זה? מעלים במסגרת פגישת העבודה נושאים שחשובים לכם (אותם נושאים שהכנתם מראש). כדי לבצע תיאום ציפיות ולשריין מראש זמן לנושאים האלה, אפשר לשלוח למנהל את הנושאים עליהם תרצו לדבר 24 שעות לפחות לפני הפגישה. באופן הזה הוא גם ידע מהם הדברים החשובים לכם, וגם יוכל להיערך ולחשוב על פתרונות מתאימים.

כתיבת נקודות מפתח

למה צריך את זה? כל מנהל רוצה עובדים אקטיביים, מעורבים ואכפתיים. אחת הדרכים לייצר מעורבות ולהפגין אותה, היא באמצעות כתיבת הערות ונקודת מפתח תוך כדי פגישת העבודה. כתיבת נקודות המפתח תוך כדי הפגישה גם מראה רצינות – וגם מעודדת אתכם להתעמק בדברים שעולים בפגישה.

איך עושים את זה? כותבים בקצרה את הדברים המרכזיים שעולים בפגישה. הדגש הוא על כתיבת נקודות תמציתיות שימקדו אתכם, בלי לגזול את הקשב הנחוץ לניהול הפגישה. נקודות אלו יוכלו לשמש אתכם לצורך כתיבת סיכום הפגישה עליו נדבר בסעיף הבא.

שליחת סיכום פגישה

למה צריך את זה? שליחת סיכום לאחר הפ"ע מלמד על הרצינות שלכם, וגם מסייע לביצוע מעקב על דברים שחשובים לכם בפגישות העבודה הבאות. בנוסף, הסיכום משקף את ההתרחשויות וההחלטות שהתקבלו בפגישה, ויכול למנוע אי הבנות בהמשך (למקרה שלא הבנתם זה את זה).

איך עושים את זה? פשוט מקדישים כמה דקות לכתיבת סיכום הכולל את הנושאים וההחלטות שעלו בפגישה. מומלץ לסגור בלו"ז רבע שעה לאחר הפ"ע, כדי לכתוב את הסיכום כשהכול עדיין טרי בראש. כתיבת הסיכום בסמוך לפגישה תסייע לכם גם לחשוב על נושאים שתרצו לדבר עליהם בפ"ע הבא.

פגישת העבודה עם המנהל הישיר היא אחד העוגנים החשובים ביותר בלו"ז. הקדשת זמן ומחשבה למיצוי שלה יכולים לשמש כמקפצה לשיפור שביעות הרצון, הביצועים וגם התנאים שלכם.

למגוון הזדמנויות לקריירה חדשה >>